PROCUREMENT MANAGEMENT

Procurment Management

(Manajemen pengadaan)

Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa dalam sebuah institusi. Pada organisasi bisnis, lembaga sosial, atau instansi pemerintah yang baik biasanya telah memiliki peraturan internal terkait procurement, yang akan memastikan bahwa proses perencanaan pengadaan dan pemilihan supplier telah memenuhi standar umum dan dilakukan secara transparan.

Jadi di mana seseorang memulai sejarah singkat pengadaan? Apa asal-usulnya? Apakah pengadaan sejalan dengan pertumbuhan perdagangan, munculnya organisasi-organisasi besar, terhadap pertumbuhan blok perdagangan atau globalisasi? Seperti yang saya segera menemukan, dan Anda akan juga jika Anda membaca, itu juga tergantung pada bagian mana dari gambar pengadaan keseluruhan seseorang mulai. Hal ini, saya harus memperingatkan Anda, teka-teki yang tidak dapat ditangani secara memadai dalam ulasan ini singkat. Dalam upaya untuk menghubungkan sejarah perkembangan pengadaan untuk evolusi pengadaan, mari kita menganggap bahwa pertama kali mulai dengan munculnya perdagangan mungkin 5000 tahun yang lalu. Ada sedikit keraguan bahwa kebutuhan untuk beberapa jenis kebijakan dan praktik pengadaan dapat dihubungkan dengan pertumbuhan berikutnya organisasi dan aturan birokrasi mereka. Aturan-aturan ini juga dapat dikaitkan dengan kebutuhan untuk prosedur standar dan dokumen, pemisahan pemilik dan manajer dalam bisnis sektor swasta dan kebutuhan untuk transparansi keputusan sektor publik dan operasi.

Tahun 1970-an, perusahaan cenderung menilai bahwa bagian pengadaan memiliki peran pasif dalam organisasi bisnis, dan pada dasarnya adalah kegiatan administratif dan tidak memiliki banyak muatan strategis. Tahun 1980-an pandangan tersebut mulai berubah. Hal ini didorong oleh persaingan yang semakin ketat sehingga pelaku bisnis mulai sadar bahwa efisiensi dan value creation tidak hanya perlu dilakukan di bagian produksi, namun juga di bagian-bagian lain termasuk salah satunya bagian pengadaan. Bagian pengadaan sangat relevan terutama di berbagai perusahaan manufaktur dimana persentasi ongkos-ongkos material bisa mencapai antara 40% – 70% dari ongkos sebuah produk akhir. Menunjukkan bahwa efisiensi di bagian pengadaan bisa memberikan kontribusi yang cukup berarti bagi peningkatan keuntungan (profit) sebuah perusahaan.

Tujuan Bagian Pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu, tugas-tugas bagian pengadaan tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian. Secara strategis dapat menciptakan keunggulan dari segi ongkos (dengan mendapatkan sumber-sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga yang murah). Bagian pengadaan juga berperan mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan komponen yang berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada dengan berbagai program peningkatan kualitas. Bagian pengadaan juga dituntut untuk bisa menciptakan keunggulan dari segi waktu. Untuk mendukung keunggulan dari segi waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan untuk

mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga.

Tugas dari bagian pengadaan antara lain : Merancang hubungan yang tepat dengan supplier, Memilih supplier yang tepat , Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang tepat untuk mendukung aktivitas pengadaan , Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier, Mengelola proses pembelian, dan Mengevaluasi kinerja supplier.

Procurement Strategy

•       Business Strategy

•       Analytical Tools

•       Supplier Qualification Process

•       Supplier Selection

•       Supplier Appraisal

•       Supplier Rating & Measuring

•       Supplier Certification

•       Supplier Development & Maintenance

•       Supplier Total Quality Performance

•       Relationship Management

•       Negotiation & Contract Development

 Evaluation

1  Procurement Strategy

2.      Business Strategy adalah sebuah dokumen yang jelas mengartikulasikanarah bisnis akan mengejar dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuannya.

3.      Analytical Tools adalah suatu teknik analisis yang dikenal dalam dunia keuangan yang digunakan untuk memprediksi trend suatu harga saham dengan cara mempelajari data pasar yang lampau, terutama pergerakan harga dan volume.

2. Supplier Qualification Process

•         Supplier Selection adalah usaha perusahaan dalam lingkup kerjasama antara perusahaan pembeli dan pemasok dengan cara meninjau, mengevaluasi, dan memilih pemasoknya untuk menjadi bagian penting dari rantai pasokan, usaha-usaha ini meliputi: pentingnya memilih pemasok yang menyediakan mutu produk yang sempurna, pentingnya ketersediaan produk, pentingnya konsistensi atau keandalan terhadap waktu penyerahan, pentingnya biaya produksi dan pelayanan setelah penjualan

•         Supplier Appraisal adalah proses pekerjaan atau kegiatan Penilai dalam memberikan suatu estimasi atau opini atas nilai dari sebuah pemasok kepada perusahaan pembeli.

•         Supplier Rating & Measuring adalah ukuran dan tingkatan dari sebuah pemasok dalam rangka memenuhi standar yang di butuhkan sebuah perusahaan untuk memasok barang-barangnya.

•         Supplier Certification adalah sertifikasi yang di miliki pemasok untuk menembus kerjasama dengan perusahaan pembeli.

4.      Supplier Development & Maintenance

5.      Supplier Total Quality Performance adalah sebuah kewajiban yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi.

6.      Relationship Management adalah proses membangun dan mempertahankan hubungan dengan supplier yang saling menguntungkan.

4. Negotiation & Contract Developmen

5. Evaluation

•      Evaluation adalah hasil evaluasi yang di keluarkan setelah penilaian perusahaan pembeli terhadap pemasok